Docházkový systém se vyplatí i menší firmě — ruční papírová evidence je náchylná na chyby a špatně se z ní připravují podklady pro mzdy. Volba technologie ale závisí hlavně na velikosti firmy a typu provozu.
Karty a čipy
Nejrozšířenější a nejlevnější varianta — zaměstnanec přiloží kartu nebo čip ke čtečce u vstupu. Nevýhodou je, že kartu lze zapomenout doma nebo půjčit kolegovi, což u menších provozů obvykle nevadí, u firem s přísnější evidencí docházky už může být problém.
PIN kódy
Řešení bez nutnosti nosit cokoliv u sebe, vhodné jako doplněk ke kartě pro případ, že si ji zaměstnanec zapomene. Nevýhodou je možnost sdílení kódu mezi více lidmi, pokud se firma nerozhodne kódy pravidelně měnit.
Otisk prstu a biometrika
Nejpřesnější způsob ověření totožnosti — otisk prstu nejde zapomenout ani půjčit. Zároveň jde o citlivý osobní údaj ve smyslu GDPR, takže nasazení biometrie vyžaduje jasný právní základ (typicky souhlas zaměstnance) a řádně zdokumentovaný účel zpracování. Doporučujeme biometrii tam, kde je skutečně potřeba vysoká míra jistoty — například u přístupu do citlivých prostor — ne plošně jako „standardní" docházku.
Podle velikosti firmy
- Do 20 zaměstnanců — jednoduchý terminál s kartou nebo kódem, exporty do jednoho společného souboru
- 20–100 zaměstnanců — terminál napojený přímo na mzdový software, evidence přestávek a přesčasů
- Stovky zaměstnanců nebo více provozoven — centrální systém se správou uživatelů a oprávnění na dálku, propojený i s přístupovým systémem do budovy
Kombinace s přístupovým systémem
Docházkový a přístupový systém dává smysl řešit společně — stejná karta nebo čip pak slouží jak k odbavení docházky, tak k odemčení dveří a jednotlivých zón. Ušetří to náklady na duplicitní hardware a zaměstnanci nemusí nosit dvě různá média.
Návrh vždy stavíme podle skutečného počtu zaměstnanců a provozu firmy — ne podle toho, co se snadno prodává jako balíček.
